| | |
 Barbara SzczepańskaCMS Cameron McKenna sp. z o.o., Warsaw Financial Center, Biblioteka kancelarii prawnej CMS Cameron McKenna Sp. z o. o.Biblioteka kancelarii prawniczej Cameron McKenna stanowi istotny element w dość rozbudowanej strukturze firmy. Rozwijając się wraz z firmą, przeszła ewolucję od czegoś na kształt punktu bibliotecznego do biblioteki i ośrodka informacji. Przez pierwsze lata w bibliotece pracowała tylko jedna osoba, od jesieni roku 1999 firma zatrudniła dwie nowe osoby - jedną na stanowisku information officer, drugą na stanowisku bibliotekarza. Obydwie mamy wykształcenie bibliotekarskie i doświadczenie w pracy w bibliotece. Moja współpracowniczka pracowała w bibliotece Coopers & Lybrands w Kanadzie, ja dotychczas byłam związana z bibliotekarstwem akademickim. ZASÓB BIBLIOTEKIZasób biblioteki tworzą książki, czasopisma polskie i zagraniczne, dzienniki urzędowe, publikacje wymiennokartkowe oraz bazy danych na CD. Księgozbiór liczy około 4 tysięcy woluminów i dzieli się na zbiór główny, będący fizycznie częścią biblioteki oraz księgozbiory podręczne, zlokalizowane w poszczególnych departamentach. Podobnie "rozproszony" jest zbiór czasopism. Większość z nich dostępna jest w bibliotece, kilkanaście tytułów znajduje się w bibliotekach departamentowych. Gromadzimy kilkadziesiąt tytułów prawniczej prasy polskiej i kilkanaście periodyków zagranicznych. Całkowita liczba prenumerowanych przez nas czasopism wynosi 110 tytułów. W bibliotece dostępne są też polskie i zagraniczne bazy danych na CD. Korzystamy głównie z baz tworzonych przez wydawnictwo ABC, które jednak nie są w pełni zadowalające. Zniechęca długi okres oczekiwania na aktualizację, mało przyjazny interfejs. Niemniej jednak na rynku polskim wydawnictwo to, obok PWN, pozostaje potentatem w ilości tworzonych baz danych. Źródłem najczęściej wykorzystywanym są elektroniczne bazy PWN (Lex Polonica Prima) oraz wydawnictwa LEX (LEX, Temida). Niestety, nawet te bogate bazy dalekie są od kompletności, co zmusza nas często do sięgania do starych, papierowych wydań orzeczeń i Dzienników. Biblioteka posiada również dostęp do oficjalnych dzienników Unii Europejskiej oraz poprzez WWW korzysta z baz tworzonych przez Center for International Legal Studies. Cennym źródłem informacji jest Polska Bibliografia Prawnicza PAN. Jednak jak wszystkie dotychczas dostępne źródła polskie jest ona aktualizowana z pewnym opóźnieniem. Aby zachować pewną ciągłość w dostępie do informacji bibliograficznej na własny użytek tworzymy bibliografię artykułów z czasopism prenumerowanych przez bibliotekę. To oczywiście jest zaledwie ułamek tego, co oferuje Bibliografia Prawnicza, ale nasza informacja ma niezaprzeczalny walor aktualności. Dane pojawiają się w niej w tym samym dniu, w którym czasopismo trafia do biblioteki. ZAKUPYBiblioteka posiada na tyle duży budżet, że nie odczuwamy ograniczenia czynnikami finansowymi. To prawdziwy komfort, móc kupować wszystko, co jest potrzebne do pracy. Zakupów dokonujemy zwykle w "Księgarni Ekonomicznej Kazimierza Lekiego. Współpraca z nią jest więcej niż zadowalająca. Książki można zamawiać telefonicznie i za pomocą faksu. Firma dostarcza zamówione książki w ciągu 24 godzin. Informację o nowościach czerpiemy również z INTERNETU, katalogów wydawców, reklamówek w czasopismach. Staramy się, aby księgozbiór rozrastał się w sposób przemyślany i ciągły. Dlatego też regularnie nabywamy nowości, a równocześnie pilnujemy, aby uzupełniać księgozbiór o tytuły starsze, które z jakiś powodów nie zostały jeszcze zakupione. Bolączką młodych bibliotek, nie tylko prawniczych jest brak możliwości uzupełniania zbioru o cenne i przydatne pozycje wydane przed rokiem dziewięćdziesiątym. Pozostają poszukiwania w antykwariatach, niestety zwykle mało owocne. KATALOG KOMPUTEROWYBiblioteka posiada katalog komputerowy, firmy Co-Liber. Katalog wyposażony jest w moduł gromadzenia, wypożyczenia, księgę inwentarzową i księgę ubytków, indeks słów kluczowych. Katalog ten jest mało elastyczny, nie jest obsługiwany przez kartoteki słów kluczowych, ma ograniczone możliwości wydruków. Część błędów popełnionych przy wprowadzaniu danych jest nie do usunięcia bez pomocy serwisu. Poważnym problemem jest język haseł przedmiotowych. Biblioteka na potrzeby katalogu komputerowego przejęła słowniki wykorzystywane w bazie LEX oraz Bibliografii Prawniczej. Niestety, mimo iż obydwie bazy są bazami stricte prawniczymi, ich słowniki mają charakter zbyt ogólny i nie zawsze wystarczają przy indeksowaniu zbiorów naszej biblioteki, w szczególności zaś bibliografii artykułów. Poza tym nie proponują powiązań między hasłami, co często ułatwiłoby poszukiwania. Często rozbudowujemy tezaurus o brakujące hasła, mając świadomość, że nie jest to najwłaściwsze rozwiązanie. Pobieranie haseł z kilku źródeł wprowadza bałagan i rodzi wiele wątpliwości, od zakresu pojęciowego począwszy, na formie przyjmowanego terminu kończąc. Część słów kluczowych w naszym katalogu ma formę zinwertowaną, część szyk naturalny. Taka sytuacja jest niedopuszczalna i uporządkowanie opisów rzeczowych książek to największe zadanie, jakie stoi przed nami. Rozważamy również wprowadzenie klasyfikacji porządkującej księgozbiór na półkach i połączeniem jej systemem kombinacji cyfr i liter z indeksem słów kluczowych, tak aby z jednej strony ułatwić dotarcie do książki, a z drugiej - utrzymać w logicznym porządku stale rosnący księgozbiór. DZIAŁALNOŚĆ INFORMACYJNASkładają się na nią selektywna dystrybucja informacji oraz serwis "press cutting". Aby informacja o zawartości nowo nabytych czasopism dotarła do wszystkich zainteresowanych, zajmujemy się selektywną dystrybucją informacji. Dbamy o to, aby każda zdobyta przez nas informacja, pozostająca w sferze zainteresowania któregokolwiek z naszych prawników trafiła bezpośredniego do niego. Na biurka trafiają kopie spisów treści prenumerowanych przez nas miesięczników oraz kopie artykułów z dzienników i tygodników. Poza tym każdy z departamentów posiada własne segregatory, w których gromadzone są interesujące artykuły, sprawozdania, statystyki. Natychmiast po zakupie większej partii książek rozsyłamy za pomocą poczty elektronicznej informację o nowościach. W pracy informacyjnej wykorzystujemy również internetowe serwisy popularnych dzienników, przede wszystkim "Rzeczpospolitej" oraz "Gazety Wyborczej", strony WWW Sejmu i Senatu Rzeczpospolitej. INTERNET jest doskonałym źródłem informacji, należy jedynie mieć doświadczenie w posługiwaniu się tym narzędziem. Niestety, polskie serwisy prawnicze są nadal niedostatecznie rozbudowane, a zawarte w nich informacje to raczej zbiór ogólnie dostępnych danych, a nie wyselekcjonowana informacja.
To są stałe, codzienne elementy naszej pracy. Nie stanowią jednak całości naszej działalności informacyjnej. Realizujemy również kwerendy, czy też jak się zwykło mówić w naszej firmie, "research" na określony temat. Zwykle wiąże się to z wizytą w innych bibliotekach, często również z odbyciem niezliczonej liczby rozmów telefonicznych głównie z przedstawicielami administracji rządowej. Podczas tych rozmów szczególnie uderzył mnie fakt, że hasło "kancelaria prawna" zamyka usta wielu urzędnikom. Czasem rzeczywiście informacje, do których chcemy dotrzeć, mogą mieć charakter mniej oficjalny, nigdy jednak nie namawiamy nikogo do zdradzania tajemnicy służbowej. Niestety, dla wielu urzędników każda informacja nosi znamiona takiej tajemnicy. Szczególnie wyczuleni na nieujawnianie tajemnic służbowych są przedstawiciele Centrum Informacyjnego Rządu, których najczęstszą odpowiedzią na zadane pytanie jest "nie wiem", "proszę zadzwonić gdzie indziej", "dlaczego ja mam to wiedzieć". Może się to wydawać zabawne, ale czasem jest irytujące i zdarza się, że naprawdę trzeba się natrudzić, aby uzyskać odpowiedź na zdawałoby się proste pytanie. Zdarza się również, że kiedy w jednym urzędzie centralnym jakaś informacja jest tajna, w innym jest ogólnie dostępna. W zakresie polityki informacyjnej w naszej administracji panuje kompletny bałagan, co zmusza nas do dużej elastyczności i pomysłowości. Poza działalnością stricte informacyjną staramy się prowadzić działalność szkoleniową. Nowi pracownicy przechodzą szkolenie z zakresu posługiwania się katalogiem bibliotecznym, Bibliografią Prawniczą, programami z rodziny LEXA. Staramy się również zapoznać nowych pracowników z biblioteką, jej zasobami oraz przedstawić rodzaj usług, na jakie mogą liczyć z naszej strony. W naszej bibliotece nie odbywały się dotychczas szkolenia biblioteczne, dlatego też zamierzamy objąć nimi nie tylko nowych pracowników. Potrzebę szkoleń widzą też doświadczeni pracownicy naszej kancelarii. Biblioteka ma ambicję bycia w pełni kompetentnym ośrodkiem informacji, tego zresztą oczekują od niej (czyli od nas) pracownicy kancelarii. To praca dająca satysfakcję, wymagająca pomysłowości, dużej intuicji i jak wszędzie kontaktów. Z własnego doświadczenia wiem, że zwłaszcza one są bardzo przydatne. Przy okazji pragnę zatem podziękować tym wszystkim moim przyjaciołom i znajomym, dzięki którym łatwiej i szybciej docieram do pożądanych informacji. |
Szczepańska B., Biblioteka kancelarii prawnej CMS Cameron McKenna |
