Rozmiar: 263 bajtów

PoprzedniPowrót do strony
głównej 

Rozmiar: 271 bajtów    

 
Rozmiar: 1033 bajtów Rozmiar: 1016 bajtów
 

Bożena Bednarek-Michalska

Biblioteka Główna UMK Toruń

Opis stanowiska pracy bibliotekarza dziedzinowego na przykładzie BG UMK

Czy nowoczesne zarządzanie jest nam potrzebne w bibliotekach?

Biblioteki polskie są nadal w większości zarządzane wg starych sposobów i zwyczajów zastanych w roku 1990 i zmiany na tym polu zachodzą powoli. Wydaje mi się, że jedną z przyczyn braku szybkich zmian jest brak wysoko kwalifikowanej kadry zarządzającej bibliotekami wg nowoczesnych reguł gry opartych na wzorach zarządzania instytucjami dochodowymi. Jedną z ważniejszych reguł przestrzeganych w zarządzaniu jest profesjonalizm kadry, który może być osiągnięty tylko dzięki ustawicznemu kształceniu i poszerzaniu wiedzy. Inną przyczyną jest brak fachowej literatury polskiej o zarządzaniu w bibliotekach, literatury, która dawałyby się przełożyć na praktykę zarządzania oraz niedoinwestowanie sektora non-profit.

Coraz częściej jednak dowiadujemy się o tym, że bibliotekarze idą na studia z organizacji pracy, zarządzania i marketingu, co daje nam pewną szansę na przyszłość, a mam nadzieję także, że do naszego zawodu trafiać będą menedżerowie, którzy niekoniecznie są bibliotekarzami, a mogą dużą bibliotekę zorganizować i prowadzić jej działalność z powodzeniem. Instytucje non-profit, choć nie opierają się na zysku, to jeśli chodzi o organizację pracy i zarządzanie, muszą pewnym standardom ogólnym podlegać. Mają klientów, o których muszą dbać, mają finanse, które muszą trzymać w ryzach, mają ludzi, których muszą motywować do lepszej pracy, mają majątek trwały, mają usługi, które muszą dobrze sprzedać itd., itd.

Bibliotekarze nie stosujący nowoczesnych metod zarządzania nie mają zwykle świadomości, jakie elementy są istotne w procesie rządzenia. Niewiele wiedzą o potrzebie kreowania MISJI BIBLIOTEKI, zarządzaniu zespołem, opracowywaniu planu strategicznego czy wreszcie wartościowaniu pracy. A co za tym idzie nie przywiązują wagi do tak nieistotnych spraw, jak OPIS STANOWISKA PRACY. Wydaje się im to banalne i nudne. Bo cóż w tym trudnego napisać, co się robi na danym stanowisku pracy?

Otóż takie myślenie prowadzi do sytuacji, kiedy zarządzający instytucją czy zespołem, nie znając elementarnych ogniw w całym procesie pracy, nie potrafi zupełnie poradzić sobie w sytuacji, kiedy trzeba pilnie dokonać zmian (chociażby przy wprowadzaniu komputeryzacji biblioteki) i przeorganizować cały proces, dostosować go na przykład do nowych narzędzi i zmieniającego się środowiska lub wprowadzić nowe stanowiska pracy.

W tradycyjnie prowadzonych instytucjach opis (jeśli jest) wykorzystuje się zwykle do zmian w strukturze organizacyjnej lub egzekwowania wykonywanych obowiązków, rzadko do zarządzania zespołem, rekrutacji, motywowania, wartościowania pracy i powiązania jej z płacami. A jest to zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika niezwykle istotne.

Biblioteki zagraniczne, przywiązujące wielką wagę do zarządzania, tworzą takie opisy stanowisk od lat. Przykładem takiego opisu stanowiska pracy wykorzystywanego w Anglii np. do rekrutacji pracownika jest opis z biblioteki Brynmor Jones Library Uniwerytetu w Hull. Do konkretnego stanowiska pracy przypisany jest nawet odpowiedni zakres wynagrodzenia (widełki). W zależności od kompetencji i zdolności pracownika zakres wynagrodzeń poddawany może być ciągłym negocjacjom i zmianom. Często do takiego opisu dodaje się kierunki rozwoju pracownika, jakie kursy ma skończyć w przyszłości i zdobyć kompetencje.

Niektórzy idą jeszcze dalej. Bardzo modne staje się dziś na świecie zarządzanie kompetencjami. Polega ono na odchodzeniu od statycznego opisu stanowiska pracy, które coraz szybciej się dezaktualizuje. Myśląc o analitycznym wartościowaniu pracy, zamiast stosować opis stanowiska i określać poziom kwalifikacji, dąży się raczej do określania wymaganych kompetencji pracowniczych potrzebnych do wykonywania szeregu nowych funkcji pojawiających się w instytucjach. Biblioteki nie są wolne od takich przypadków. Szybko pojawiają się i u nas problemy, które musimy na bieżąco rozwiązać, a okazuje się, że nie wiadomo, kto ma to zrobić.

Weźmy pod uwagę sytuację nowoczesnej akademickiej biblioteki, która chce dorównać swoim odpowiedniczkom z Europy i potrzebuje bardzo dużych pieniędzy na rozwój technologii informacyjnych. Zarządzający stawiają sobie zatem pytania: gdzie znaleźć takie pieniądze, jak je zdobyć, jak nimi zadysponować i kto to ma robić? Albo kto i jak ma prowadzić negocjacje z zagranicznym dostawcą baz danych na CD i online?

W tym kontekście trzeba inaczej patrzeć na swoje zasoby ludzkie, raczej pod kątem bieżących i przyszłych potrzeb. Trzeba wiedzieć, kto w instytucji poradzi sobie z takimi zadaniami. Czasem okazuje się, że nie dyplomy i tytuły są ważne, a konkretne kompetencje, chęć ustawicznego kształcenia i zdolności osobiste. Trzeba je wszystkie znać i odpowiednio nimi dysponować.

Dlaczego warto robić opis stanowiska pracy ?

Zanim przejdę do szczegółowego omówienia stanowiska pracy bibliotekarza dziedzinowego, muszę wprowadzić pewne wyjaśnienia z teorii zarządzania, które przybliżą nam wagę i celowość tworzenia OPISU STANOWISKA PRACY w instytucji o dużej kulturze organizacyjnej.

Termin stanowisko pracy używany jest w literaturze fachowej od 200 lat. Ale o opisie stanowiska zaczęto mówić znacznie później, a w Polsce dopiero w latach 80-tych tego stulecia.

Stanowiska pracy łączy się z konkretnymi zadaniami do wykonania w firmie oraz z pewnym określonym obszarem pracy oraz zakresem odpowiedzialności. Stanowisko jest wówczas potrzebne, kiedy generuje zysk. Dla instytucji niedochodowych ten zysk to niekoniecznie pieniądz, to może być określona wartość dodatnia w ogólnym bilansie firmy. W przypadku bibliotekarza dziedzinowego to może być np.: duża ilość odwiedzin i spotkań osobistych z czytelnikami, którzy usatysfakcjonowani efektami jego pracy - ciągle do niego wracają, a co za tym idzie oceniają jego fachowość i tym samym rangę firmy. Wartość ta przekłada się na dobre imię instytucji, co w dzisiejszych czasach jest nie do przecenienia.

Dobrze opisane, a potem wprowadzone do praktyki, stanowiska pracy powiązane ze strategicznymi celami firmy powodują, że struktura firmy staje się przejrzysta, a co za tym idzie - efektywna. Posiadanie "Księgi opisów stanowisk" świadczy o dużej kulturze organizacyjnej instytucji.

Opisujemy stanowisko pracy po to, by:

  • mieć pewność, że stanowisko to ma wartość dla danej instytucji;
  • lepiej organizować pracę, tworzyć zespoły zadaniowe;
  • optymalizować strukturę organizacyjną;
  • precyzować oczekiwania wobec pracownika, oceniać efekty jego pracy;
  • wartościować pracę i wynagradzać odpowiednio do zajmowanego stanowiska (wynik = wyna-grodzenie);
  • opracować taryfikatory płacowe dla wielu stanowisk;
  • rekrutować pracowników;
  • racjonalizować zatrudnienie (polityka zatrudnienia);
  • podwyższyć jakość pracy.

Jak robić poprawny opis stanowiska pracy - metody ?

Aby dobrze opisać stanowisko pracy, trzeba dokonać analizy pracy w całej firmie, a raz wykonany opis nie wystarcza, należy go stale aktualizować i dostosowywać do zmieniającej się rzeczywistości.

Jest kilka metod robienia opisu stanowiska pracy, ale zawsze zanim przystąpimy do szczegółowej analizy pracy, trzeba wziąć pod uwagę następujące elementy:

  • zapoznać się z misją instytucji, strukturą organizacyjną i celami, jakie instytucja chce osiągnąć w danej sytuacji;
  • przejrzeć wszystkie dokumenty firmy (źródła opisu);
  • wybrać odpowiednią metodę opisu i przystąpić do analizy pracy;
  • po wykonaniu opisu warto przeprowadzić dyskusję o jego poprawności z osobami kompetentnymi.

Rozeznanie w firmie jest bardzo istotne. Trzeba się orientować, po co w firmie nowe stanowisko, czy jest ono potrzebne ze względu na strategię firmy, czy przystaje do celów, jakie biblioteka chce osiągnąć? Czy biblioteka ma określoną i opisaną misję, jaką posiada strukturę organizacyjną czy ma księgę stanowisk? Można też sprawdzić regulamin płacowy, system motywacyjny oraz dopytać, czy istnieją dokumenty określające zakresy odpowiedzialności kierowników i pracowników. Jeśli instytucja nie posiada jakichś ważnych dokumentów, to powinno się zorganizować naradę kierowników, sprecyzować potrzeby dla danego stanowiska i dookreślić brakujące elementy.

Opis stanowiska pracy powinien być:

  • napisany językiem prostym i zrozumiałym (unikać żargonu);
  • zawierać informację, a nie opinię czy sąd;
  • nie przekraczać 3 stron - być zwięzły.

Zanim przystąpimy do wykonania opisu, musimy wiedzieć, do czego ma nam konkretnie służyć, żeby określić dobrze pola analizy. Jeśli opis ma służyć wielu celom, powinien być bardziej szczegółowy i wyraźnie opisujący cel pracy i jakie mają być wyniki tej pracy, np.: zwiększona liczba opracowanych książek w krótszym czasie, szybszy przekaz informacji, wdrożony projekt szkoleń czy tworzenie nowej kolekcji. Opis pracy ma wskazywać, co pracownik ma do zrobienia nie robienia, czyli jaki będzie efekt końcowy jego pracy. Dlatego warto do swojego opisu dodać rubryki "cele do zrealizowania za 2 lata" i " zadania realizacyjne".

Jak należy opisać stanowiska, by osiągnąć jak najlepsze wyniki w pracy ?

Sprawdzaj wynik osiągnięty w pracy
---------------------------------------
przedstaw profil wymagań wobec pracownika
--------------------------------------------
określ zadania do wykonania zanalizuj pole pracy

Tabela z pracy: Karpińska E., Gomulski W. "Wynikowy opis pracy", Personel 1999:4, s. 17.

Przy wybieraniu metody opisu ważne jest, kto będzie wykonywał opis. Inną metodę musi wybrać kierownik personalny zatrudniony w firmie, odpowiadający za politykę kadrową, inną bezpośredni przełożony - znający dokładnie proces pracy na danym stanowisku, jeszcze inną osoba z zewnątrz - wynajęta do zrobienia obiektywnej analizy pracy.

Metody opisu, jakie można zastosować:

  • obserwacja czynności i zachowań pracownika (opis kierownika lub osoby z zewnątrz);
  • obserwacja czynności własnych pracownika (opis pracownika);
  • ankieta dla wielu stanowisk podobnych (opis pracowników + analiza kierownika), (ankieter z zewnątrz);
  • indywidualne wywiady z pracownikami dla stanowisk złożonych (opis pracowników + analiza kierownika), (specjalista personalny z zewnątrz);
  • dyskusja w zespole pracowniczym (opis zespołowy pracowniczy wyłoniony w trakcie dyskusji);
  • dyskusja w zespole zarządzającym (opis zespołowy kierowniczy wyłoniony w trakcie dyskusji).

Trzeba się zastanowić, która z tych metod jest dla naszej instytucji czy działu optymalna i tę wybrać. Ewentualnie, jeśli trzeba, połączyć dwie ze sobą. Dobrze zrobiony opis stanowiska pracy nadaje pracy rytm, określa kierunek działania osoby je zajmującej. Wybór metody jest zatem ważny - warto to przedyskutować w szerszym gronie.

Bibliotekarz dziedzinowy - kto to taki ?

Bibliotekarz dziedzinowy to termin przeniesiony bezpośrednio z języka angielskiego Subject Librarian lub niemieckiego Fachreferent. W zasadzie można by się kłócić o terminologię, ale nie da się określić, czy termin przyjęty dla tego stanowiska pracy (wraz z doświadczeniami z zagranicznych bibliotek) przystaje do naszej rzeczywistości i naszego języka, jeśli nie do końca możemy zdefiniować czynności, odpowiedzialności i kompetencje, które za nim stoją.

Dlatego przedmiotem tej pracy jest analiza stanowiska pracy, jakie wykształciło się w BG UMK i określone zostało właśnie takim terminem. Wcześniej używaliśmy także terminu specjalista dziedzinowy, ale zrezygnowaliśmy z niego, ponieważ termin był zbyt ogólny i nie określał w gruncie rzeczy, że chodzi o bibliotekarza - jednocześnie sugerując coś więcej. Analiza pracy bibliotekarza toruńskiego może być punktem wyjścia do dalszej dyskusji o przyszłości takiego stanowiska w strukturze polskich bibliotek. Możemy zadać sobie pytanie: czy rzeczywiście go potrzebujemy i czy potrafimy znaleźć dla niego miejsce w naszych instytucjach, tak żeby przynosiło profity?

Stanowisko to, jako zupełne novum na gruncie polskich bibliotek uniwersyteckich, utworzono u nas w 1993 opierając się na wzorcach anglosaskich. Zamierzenia ogólne były następujące: specjalista dziedzinowy miał być pracownikiem:

  • samodzielnym,
  • wykształconym w danej dziedzinie wiedzy,
  • odpowiadającym za politykę gromadzenia z tej dziedziny,
  • opracowującym książki w swoim zakresie,
  • współpracującym z naukowcami,
  • informującym użytkownika o źródłach wiedzy ze swojej dziedziny.

Tak to zostało nam przedstawione w 1993 roku, kiedy braliśmy udział w konkursach, jak nam się wydawało na samodzielne, dość atrakcyjnie się zapowiadające stanowiska. Dziś - po 7 latach - dyskutujemy, czy ten eksperyment nam się udał i co należy zmienić, żeby takie lub podobne stanowisko pracy przynosiło zysk bibliotece? Jednym z efektów tej dyskusji jest opracowany w zespole bardzo szczegółowy OPIS STANOWISKA PRACY bibliotekarza dziedzinowego BG UMK.

Opis stanowiska pracy bibliotekarza dziedzinowego w BG UMK

NAZWA STANOWISKA PRACY bibliotekarz dziedzinowy

LOKALIZACJA W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ BIBLIOTEKI

Biblioteka Uniwersytecka
dyrektorzy (3)

Oddział Informacyjno-Rzeczowy
kierownik (nr 1)

Sekcja Informacji Naukowej Sekcja Opracowania Rzeczowego
kierownik (nr 1) kierownik (nr 2)

bibliotekarz dziedzinowy

OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA PRACY: Pracownik na tym stanowisku ma opracować rzeczowo od 2-3 tys. książek rocznie oraz udzielać fachowej informacji czytelnikowi z zakresu własnej dziedziny wiedzy (być pomocnikiem i doradcą), wpływać na rozwój kolekcji w swojej dziedzinie.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW: Obowiązki pochłaniają pracownikowi około 160 godz. miesięcznie w tym około 40 godz. w Informatorium na dyżurach:

zadania w sekcji opracowania

czas pracy 70%

zadania w sekcji informacji

czas pracy 20%

opracowanie rzeczowe zbiorów (KABA, notacja)

55%

dyżury w Informatorium (CDE, Patenty) i katalogach

10%

opieka nad katalogiem systematycznym kartkowym

2%

informowanie o zasobach - kwerendy

2%

melioracje katalogów, reklasyfikacja

3,5%

opieka nad kolekcją czytelni

0,5%

samokształcenie i podnoszenie kwalifikacji

1%

strony WWW - informacja sieciowa

0,5%

szkolenia innych bibliotekarzy i praktykantów

1%

informatory dla czytelników

0,5%

współtworzenie języka KABA

7%

samokształcenie i podnoszenie kwalifikacji

2%

prowadzenie statystyki

0,5%

szkolenia różnych kategorii użytkowników

3%

   

szkolenia bibliotekarzy i praktykantów

1%

   

prowadzenie statystyki

0,5%

OBOWIĄZKI NIEREGULARNE:

udział w konferencjach, warsztatach

współorganizacja konferencji, warsztatów

dezyderaty do gromadzenia

tworzenie wystaw i udział w wystawach

udział w zebraniach i konsultacjach

oprowadzanie wycieczek po bibliotece

udział w uroczystościach UMK

przyjmowanie gości biblioteki

udział w zespołach do zadań specjalnych

przeglądanie ofert wydawniczych

kontakty z bibliotekami zakładowymi

kontakty z naukowcami

współtworzenie baz danych)

współpraca z innymi ośrodkami informacji w kraju

UWAGA! Obowiązki nieregularne pochłaniają około 10% czasu; trudno określić częstotliwość wykonywania poszczególnych obowiązków, ponieważ są tu wykorzystywane indywidualne predyspozycje lub wybory pracowników. Podział na sekcje byłby w tym wypadku sztuczny, ponieważ prace te są wykonywane w ramach całego oddziału i ze względu na kompetencje pracowników.

OBSZAR ODPOWIEDZIALNOŚCI: bibliotekarz jest odpowiedzialny za prawidłowe i szybkie opracowanie rzeczowe zbiorów, dbałość o aktualizację katalogów (tradycyjnego i komputerowego), wysyłanie dezyderat do działu gromadzenia, dyżur w Informatorium, przyjazne komunikowanie się z czytelnikiem, kompetentne informowanie czytelnika o zasobach wewnętrznych i zewnętrznych, kształtowanie księgozbioru czytelni Informatorium, tworzenie informacji dziedzinowej, współpracę z bibliotekami zakładowymi, współpracę z naukowcami, współdziałanie z kolegami w pracy, podnoszenie kwalifikacji zawodowych, tworzenie własnego warsztatu pracy i dbałość o dobra materialne biblioteki, dbanie o image instytucji i tworzenie przyjaznej atmosfery w pracy.

PODEJMOWANIE DECYZJI: bibliotekarz sam podejmuje decyzje dotyczące: tematowania książek, nadawania notacji, kształtowania księgozbioru Informatorium w swojej dziedzinie, tworzenia informatorów dziedzinowych, kształtu kwerend i informowania czytelnika (podpisuje swoim nazwiskiem wszystkie kwerendy), przygotowywania wystaw autorskich, kształtowania swojej kariery zawodowej, budowania więzi zespołowej, współpracy z innymi bibliotekarzami w Polsce i za granicą.

ZALEŻNOŚCI SŁUŻBOWE:
podlega: Kierownikowi Oddziału Informacyjno-Rzeczowego i Kierownikowi Sekcji Informacji sprawuje nadzór nad: praktykantami.

WSPÓŁPRACA:

klient wewnętrzny

zakres współpracy

sekcja opracowania formalnego

kontrola poprawności opisu bibliograficznego

sekcja gromadzenia

dezyderaty i katalogi wydawnicze

oddział komputeryzacji

praca komputerów i nowe technologie

zbiory specjalne

informowanie o zasobach biblioteki i bieżącej obsługi czytelników

inny bibliotekarz dziedzinowy

wzajemna pomoc, poprawianie metod i warsztatu pracy

pracownia kserograficzna

zamówienia ksero z zewnątrz i dla oddziału

Międzybiblioteczna

lokalizacja pozycji w kraju i za granicą

oddział udostępniania

bieżąca obsługa czytelników

inni bibliotekarze

wspólne dyżury w Informatorium, przygotowanie wystaw, samokształcenie

oddział administracyjny

porządek w pomieszczeniach biblioteki

kierownictwo biblioteki

inne zlecone czynności

klient zewnętrzny

zakres współpracy

Czytelnicy

dostarczanie informacji o zasobach, pomoc w korzystaniu z biblioteki,

biblioteki zakładowe

wymiana informacji dziedzinowej, pomoc merytoryczna

bibliotekarze w kraju i za granicą

wymiana doświadczeń , informowanie o zasobach

Naukowcy

kształtowanie księgozbioru, pogłębianie wiedzy, informowanie o zasobach

ZASTĘPSTWA:
zastępuje (kogo?) - innego bibliotekarza dziedzinowego, kierownika sekcji
jest zastępowana (przez kogo?) - innego bibliotekarza dziedzinowego, kierownika sekcji

UDZIAŁ W ZESPOŁACH, KOMISJACH:

zespół do spraw

stanowisko jakie zajmuje w zespole

organizowania konferencji

sekretarz konferencji, członek komitetu organizacyjnego,

tworzenia baz danych

współpracownik

redakcji stron WWW

redaktor

komputeryzacji biblioteki

członek zespołu

organizacji wystaw

autor lub współautor wystawy

rozwoju języka KABA

członek zespołu

otwartego dostępu

członek zespołu

opracowania rzeczowego przy SBP

członek zespołu

opracowania rzeczowego przy NUKAT

sekretarz


UWAGA! Zespoły ulegają ciągłym zmianom, udział w nich zależy od indywidualnych cech i kwalifikacji pracownika.

WARUNKI PRACY:
zalety: pokoje 2 i 3 osobowe, każdy pracownik ma swój komputer, biurko, fotel, regały na książki, szafy na odzież, kwiaty w pokojach, stół śniadaniowy duży dla całego zespołu, telefony w pokojach, pełne potrzebne oprogramowanie.
wady: pokoje od północy, jeden duży pokój 6 osobowy, światło jarzeniowe w pokojach i czytelni, cienkie ściany między pokojami.

NARZĘDZIA PRACY, MATERIAŁY
konieczne: komputery, materiały biurowe, księgozbiór podręczny, telefon,
pożądane: kserograf, fax w Informatorium

UWAGI DODATKOWE: 36-40 godziny pracy; podstawowa pensja miesięczna brutto: 800-1100 zł., prawo do premii; urlop wypoczynkowy 20-36 dni w roku; urlop szkoleniowy 28 dni na czas trwania rocznych studiów; możliwość uczestniczenia w konferencjach i wyjazdach służbowych; szkolenia zawodowe; możliwość awansu na inne stanowisko w bibliotece; możliwość prowadzenia indywidualnej pracy naukowej; nauka języków obcych w bibliotece, szerokie kontakty z ludźmi, praca dwuzmianowa (także w weekendy), elastyczne godziny pracy.

* * *

Powyższy opis stanowiska pracy został zrobiony z wykorzystaniem kilku metod jednocześnie. Ponieważ sama byłam przez wiele lat bibliotekarzem dziedzinowym, a potem kierownikiem Sekcji Informacji organizującym pracę bibliotekarzy, postanowiłam wykorzystać kilka metod:

  • obserwacji własnej pracy (pojedynczego stanowiska),
  • obserwacji pracy zespołu (wielu podobnych stanowisk),
  • wywiadu z kierownikami (konsultacje),
  • ankiety pracowniczej (cały zespół);
  • dyskusji po ankiecie (cały zespół).

Ponieważ na stanowisku tym w bibliotece mamy w chwili obecnej 14 bibliotekarzy i wykonują oni podobne obowiązki, zrobiłam ankietę do wypełnienia, z dokładną instrukcją wyjaśniającą pola opisu (co powinny zawierać) oraz terminologię fachową. Instrukcję wzbogaciłam przykładami. Przeprowadziłam także wywiady z dyrekcją, poprzednimi kierownikami oraz pracownikami, przy okazji których wyjaśnialiśmy sobie niejasności.

Okazało się np. że pracownicy wypełniając pola dotyczące zakresu obowiązków zrobili to w sposób różny jeśli chodzi o konkteryzację zadań, jedni pisali ogólnie np. dyżur w Informatorium inni w to miejsce wpisali 10 zadań, jakie wykonują na dyżurze w Informatorium. Najwięcej pojawiło się rozbieżności i niezrozumienia w punkcie dotyczącym Ogólnej charakterystyki pracy, mimo iż tam instrukcja wyraźnie mówiła co następuje: należy opisać w 3 zdaniach, co pracownik ma osiągnąć na swoim stanowisku i w jakim celu? Niektórzy snuli długie refleksje o swojej pracy, inni wymieniali tylko jeden aspekt pracy nie widząc innego, tylko 3-4 osoby odpowiedziały zwięźle na pytanie z instrukcji. Najmniej problemów było z opisaniem lokalizacji stanowiska w strukturze, określeniem zastępstw, warunków pracy (większość bibliotekarzy ponarzekała sobie, tylko 2 osoby dostrzegły swoje warunki jako bardzo dobre), nieco kłopotów było z opisaniem zależności służbowych.

Ostateczna wersja opisu stanowiska pracy jest jednak moją (mocno skróconą) wersją autorską. Starałam się zawrzeć w opisie, to co może rzeczywiście być przydatne w organizowaniu pracy i zarządzaniu zespołem. Zadbałam także o to, żeby opis był opisem -- nie oceną, refleksją czy komentarzem. Wniosek z ankiety jest taki, że ostateczny OPIS zawsze musi być robiony przez osobę do tego uprawnioną i przygotowaną merytorycznie.

PROFIL OSOBOWY bibliotekarza dziedzinowego

Ze względu na nowe tendencje w zarządzaniu zespołami ludzkimi i nastawienie bardziej na dynamiczny opis kompetencji pracowniczych niż statyczny opis stanowiska, postanowiłam także opracować PROFIL OSOBOWY pracownika, który kładzie nacisk właśnie na kompetencje i cechy osobowościowe.

Poprosiłam pracowników o wypełnienie formularza dotyczącego PROFILU OSOBOWEGO, ponieważ chciałam wiedzieć, jak wyobrażają sobie bibliotekarza dziedzinowego, który powinien takie stanowisko zajmować w przyszłości.

PROFIL OSOBOWY PRACOWNIKA
NA STANOWISKU BIBLIOTEKARZA DZIEDZINOWEGO
średnia z 16 formularzy pracowniczych

Ankieta wypadła dość interesująco, pokazała różnice w ocenach poszczególnych pracowników i ich preferencje co do pewnych cech. Cechy osobowe pracownika wydały się najważniejsze przy rysowaniu profilu pracownika (tzn. tutaj przypadło najwięcej maksymalnych ocen 5):

  • cechy osobowe 61.4 pnkt.;
  • umiejętności 59.5;
  • kwalifikacje 58 pnkt.

Można by wyciągnąć wniosek, że wg oceny pracowników bibliotekarz dziedzinowy ma być najpierw osobowością, a potem wykwalifikowanym pracownikiem. Nie jest to jednak prawidłowa ocena, ponieważ w trakcie dyskusji o ankiecie i jej rezultatach okazało się, że intencje moje jako osoby opracowującej ankietę i odpowiedzi pracowników rozminęły się. Niedostatecznie bowiem wyjaśniłam, o co mi chodzi w przypadku tych badań. Pracownicy nie uważają, że kwalifikacje są mniej ważne, tylko twierdzą, że można je nabyć w trakcie pracy -- nie w momencie przyjmowania do pracy. Sądzili, że punktem wyjścia przy nakreślenia profilu pracownika jest rekrutacja na stanowisko bibliotekarza dziedzinowego. Jednym słowem odpowiedzieli na pytanie: KOGO POWINNIŚMY PRZYJĄĆ DO PRACY? Natomiast moje pytanie brzmiało: JAKI POWINIEN BYĆ BIBLIOTEKARZ DZIEDZINOWY? Mój błąd polegał na tym, że nie dostarczyłam szczegółowej instrukcji do wypełnienia formularza.

Przyglądając się następnie jednostkowym ocenom -- maksymalną ilość punktów zebrały:

  • wyższe wykształcenie: 73 pnkt.;
  • komuniktywność 72 pnkt.;
  • kontakty z klientami i przełożonym 68 pnkt.;
  • kontrola pracy własnej 67 pnkt.;
  • uprzejmość i współpraca z kolegami 66 pnkt.;
  • praca zespołowa 64 pnkt.

3 pierwsze oceny wskazują wyraźnie na nastawienie proklienckie bibliotekarzy, co mnie bardzo ucieszyło. Także podkreślenie wagi pracy zespołowej wydaje się ważne na tym stanowisku.

Najmniej punktów uzyskały:

  • obsługa urządzeń biurowych 40 pnkt.;
  • doświadczenie zawodowe 47 pnkt.;
  • ostrożność w pracy 48 pnkt.;
  • kursy specjalistyczne 49 pnkt.;
  • poddawanie się ocenie 53 pnkt.;

Słaba ocena kursów i doświadczenia zawodowego mija się całkowicie z moją oceną ważności tych elementów. W informacji naukowej bez doświadczenia zawodowego i stałego kształcenia specjalistycznego właściwie nie można liczyć na profesjonalizm usługi. Z tej ankiety sporządziłam kilka wykresów, które lepiej obrazują rozłożenie akcentów.

Ostateczny kształt PROFILU OSOBOWEGO został jednak sporządzony przeze mnie po koniecznych konsultacjach z zespołem zarządzającym biblioteką. Bowiem inne spojrzenie na firmę i jej oczekiwania ma pracownik oddziału, a inne dyrektor czy kierownik, którzy muszą zarządzać dużą skomplikowaną organizacją. Zwłaszcza dyrektor musi brać pod uwagę dobro firmy jako całości. Ponadto PROFIL PRACOWNIKA powinien wiązać się z polityką kadrową całej firmy i stawiać pracownikom wysokie wymagania wszędzie tam, gdzie ma być realizowana strategia firmy.

PROFIL OSOBOWY PRACOWNIKA
NA STANOWISKU BIBLIOTEKARZA DZIEDZINOWEGO
sporządził kierownik

Proces wprowadzania stanowiska pracy w BG UMK

Jako bibliotekarz dziedzinowy w latach 1993-1998 i jako osoba biorąca udział w eksperymencie wprowadzania nowego stanowiska pracy w naszej instytucji, mogę dziś z określonego dystansu zanalizować to zdarzenie. Z mojej obserwacji wynika, że w Bibliotece Głównej UMK popełniono na początku parę błędów, wynikających z nie przeprowadzenia dostatecznej analizy procesu pracy. Nie wzięto pod uwagę kilku istotnych czynników, mających ogromny wpływ na przebieg wszystkich czynności.

Nie będę się rozwodzić dlaczego, bo to dziś nie jest ważne, poza przypomnieniem, że mamy prawo się mylić wszyscy, zwłaszcza we wprowadzaniu rzeczy całkiem nowych i nie myli się tylko ten, kto nic nie robi. A o błędach zawsze warto powiedzieć, żeby uniknąć podobnych powtórzeń w przyszłości.

Wprowadzając to stanowisko pracy zmieniono nieco strukturę organizacyjną. Połączono w jeden organizm działy do tej pory odrębne: gromadzenie zbiorów z opracowaniem formalnym, a informację naukową z opracowaniem rzeczowym.

zob. rysunek struktury organizacyjnej BG UMK w załączniku

W przypadku tego drugiego połączenia idea była taka, żeby bibliotekarz, który udziela informacji z zakresu jakiejś dziedziny był jednocześnie dość blisko z materią książki, z treściami nowej wiedzy, jakie one dostarczają. Wydaje mi się, że sama idea jest bardzo dobra. Ale...

Dziś po latach widać, że pierwszy dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów do końca nigdy się nie scalił i nadal pracuje tak, jakby pracowały dwa odrębne działy, a drugi Informacyjno-Rzeczowy nie jest w stanie wykonać wszystkich zaplanowanych dla niego czynności, ponieważ, jak sądzę, nie przewidziano i nie przeanalizowano dokładnie następujących problemów:

  • że nowoczesność będzie trudna i wymagająca nowej wiedzy, że wchodzenie w tę nowoczesność zarówno w zakresie opracowania rzeczowego, jak i informacji naukowej pochłonie wiele czasu i energii; PROBLEM: zaplanowano za mało czasu na szkolenia i samokształcenie!
  • że jest egzemplarz obowiązkowy, który pogania bibliotekarzy w codziennej pracy, bo jest to rodzaj "ciągłej szybkiej taśmy produkcyjnej", której nie wolno zatrzymać (przerabia się rocznie ponad 20 tys. nabytków). Praca ta pochłania ponad 80% czasu; PROBLEM: zaniedbywanie innych obowiązków na rzecz opracowania rzeczowego!
  • że współpraca z naukowcami wymaga innego przygotowania merytorycznego, innych płaszczyzn porozumienia i czasu, trzeba sobie w środowisku naukowym zdobyć autorytet, jeśli chce się być doradcą; PROBLEM: brak partnerskiego kontaktu i autorytetu!
  • że posiadanie czytelni specjalistycznych -- nie kierowanych przez bibliotekarzy dziedzinowych - wyklucza ich udział w profilowaniu księgozbioru oraz że egzemplarz obowiązkowy wymusza gromadzenie wszystkich druków polskich (podlega niewielkiej selekcji); PROBLEM: odpada obowiązek kształtowania księgozbioru wg dziedzin wiedzy!
  • że bibliotekarz dziedzinowy, w założeniu samodzielny pracownik, został usytuowany na samym dole w hierarchicznej strukturze organizacyjnej biblioteki (ma 2 kierowników i 3 dyrektorów); PROBLEM: niesamodzielność i rozmycie podległości służbowych! Napływanie sprzecznych poleceń! Zaskakiwanie nietypowymi poleceniami wychodzącymi poza obowiązki opisane w zakresie!
  • że od samego początku bibliotekarz dziedzinowy nie miał dokładnego opisu stanowiska pracy - nie wiedział do końca, na czym ma polegać jego nowa funkcja, nie opisano mu pól odpowiedzialności i kompetencji; PROBLEM: kłopoty ze zrozumieniem zadań, obszarów i pól działania!
  • że informacja naukowa będzie nabierała ogromnego znaczenia w dobie Internetu i w przyszłości (przy katalogowaniu centralnym) będzie wypierała funkcję opracowania rzeczowego książki, a co za tym idzie już dziś powinno się dla jej rozwoju zarezerwować więcej czasu. Koncentracja zespołu na opracowaniu książek powoduje zaniedbanie funkcji sprawnego informowania czytelnika; PROBLEM: brak specjalistów informacji, gorsza obsługa czytelnika!
  • nie wyjaśnienie celów i strategii powołania takiego stanowiska pracy innym bibliotekarzom: PROBLEM: niepotrzebna niechęć kolegów z innych oddziałów!

Takich uwag można by mnożyć więcej, ponieważ każdy z kolegów pracujących na tym stanowisku od 7 lat artykułowałby je nieco inaczej, ale zostanę przy moich osobistych obserwacjach.

Co z tego wynika?

Powinniśmy jeszcze raz przeanalizować potrzeby biblioteki i odpowiedzieć sobie na zasadnicze pytanie, czy w bibliotece uniwersyteckiej o uniwersalnym księgozbiorze i przy egzemplarzu obowiązkowym potrzebny jest bibliotekarz dziedzinowy? Jeśli tak, to może powinniśmy zmienić coś na jego stanowisku pracy?
Może:

  • wyrzućmy z zakresu obowiązków bibliotekarza to czego i tak nie robi, bo nie może lub nie daje rady, np. dezyderaty dla gromadzenia!
  • usytuujmy go bliżej kolekcji dziedzinowej, jeśli taka istnieje!
  • ograniczmy jego rolę jako katalogera (może uruchomienie katalogu centralnego samo wymusi te zmiany)!
  • określmy od nowa, która z ról bibliotekarza jest dla czytelnika ważniejsza: opracowanie czy informowanie, a może inne!
  • stwórzmy hierarchię zadań bibliotekarza ze względu na misję i cele biblioteki!
  • budujmy prestiż bibliotekarza dziedzinowego rekrutując na to stanowisko ludzi wykształconych, komunikatywnych i ambitnych, doświadczonych bibliotekarzy, ale posiadających umiejętności przystosowania się do ciągłych zmian!
  • przebudujmy strukturę biblioteki tak, by to stanowisko pracy było rzeczywiście samodzielne!

Bibliografia

  1. Balas Janet L., A Librarian's work will never be done, Computers in Libraries 1999, 19(10):46.
  2. Clifford James P., Job analysis: Why do it, and how should it be done? Public Personnel Menagment 1994, 23(2):321.
  3. Dokumenty wewnętrzne BG UMK: statut, struktura organizacyjna, ogłoszenia o pracę i inne.
  4. Dokumenty wewnętrzne Brynmor Jones Library, Hull University, UK: opisy stanowisk pracy, struktura organizacyjna biblioteki, projekt zmian organizacyjnych z 1995 roku. Opracowane przez Dyrektora organizacyjnego Geoffreya Westona.
  5. Gick Alan, Tarczyńska Małgorzata, Rachunek zysków czyli cel analizy pracy i opisu stanowiska, Personel 1998, 5:20-2.
  6. Gick Alan, Tarczyńska Małgorzata, Motywowanie pracowników, Warszawa 1999, s. 313.
  7. Gugała Krzysztof, Wartościowanie stanowisk, Personel 1998, 2:50-2.
  8. Jacukowicz Zofia, Jak to robią w Unii? Systemy wynagrodzeń i klasyfikacja stanowisk pracy, Personel 1999, 7/8:62-5.
  9. Jarecki Wojciech, Pozyskiwanie pracowników (1). Przed rozmową z kandydatem, Personel 1998, 6:9-12.
  10. Jazdon Artur, System specjalistów dziedzinowych w bibliotekach niemieckich, Bibliotekarz 1991, 6:19-21.
  11. Jazdon Artur, Założenia systemu specjalistów dziedzinowych w Bibliotece Uniwersyteckiej w Poznaniu, Bibliotekarz 1991, 7/8:16-19.
  12. Karpińska Ewa, Dlaczego warto tworzyć opisy stanowisk pracy? Personel 1999, 5:24-6.
  13. Karpińska Ewa, Gomulski Wiesław, Wynikowy opis stanowiska pracy i profilowanie wymagań, Personel 1998, 4:17-9.
  14. Padzik Kinga, Funkcje opisu stanowiska. Wielostronne wykorzystanie opisów stanowisk w pracach wewnątrzorganizacyjnych, Personel 1999, 10:3-14.
  15. Porzuczek Lilla, Bilans kompetencji, Personel 1999, 5:15-7.
  16. Raju R., Peromnes job evaluation method and its application to a library environment, South African Journal of Library and Information Science 1998, 66(3):107.
  17. Wojcik Małgorzata, Każdemu wg wartości. Wartościowanie pracy w zarządzaniu zasobami ludzkimi, Personel 1999, 5:58-62.

  
Rozmiar: 1017 bajtów 
 
Rozmiar: 1012 bajtów

 
Rozmiar: 263 bajtów

EBIB 10/2000 (18)
Bednarek-Michalska, B.: Opis stanowiska pracy bibliotekarza dziedzinowego na przykładzie BG UMK
www.oss.wroc.pl/biuletyn/ebib18/michalska.html

Rozmiar: 271 bajtów